Tietosuojaseloste Loviisanseudun ev.lut. seurakuntien jäsenrekisteristä 30.5.2018
Rekisterinpitäjä
Loviisanseudun evankelis-luterilainen seurakuntayhtymä
Keskusrekisteri
PL 17, Kuningattarenkatu 22, 07900 Loviisa
puh. 040 7265846
sähköposti: mona.antas@@evl.fi
www.loviisanseudunseurakunnat.fi
Jäsenrekisteri on osa Suomen ev.-lut. kirkon yhteistä jäsenrekisteriä (Kirjuri), josta on laadittu oma tietosuojaselosteensa. Kirjurin teknisestä ylläpidosta vastaa kirkkohallitus.
Yhteyshenkilö
Mona Antas, rekisteripäällikkö
puh. 040 7265846, mona.antas@evl.fi
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Rauno Saarnio, tietosuojavastaava, Rannikon IT-keskus
puh. 040 192 5225, gdpr.kustensit@evl.fi
Rekisterin nimi
Jäsenrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Jäsenrekisteriä pidetään kirkon ja sen seurakuntien toiminnan ja hallinnon hoitamiseksi sekä kirkon jäsenten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Seurakunnat ja seurakuntien keskusrekisterit vastaavat omien jäsentensä tietojen ylläpidosta.
EU:n tietosuoja-asetus 6.1.c., lakisääteinen velvoite. Jäsenrekisteri on osa kirkonkirjoja. Kirkonkirjoista säädetään kirkkolain 16 luvussa ja kirkkojärjestyksen 16 luvussa. Tietojen käsittelyä säätelee myös laki uskontokuntien jäsenrekistereistä (21.8.1998/614).
Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö
Loviisanseudun ev.lut. seurakuntien nykyiset ja entiset jäsenet:
- nimet, syntymäaika/henkilötunnus, sukupuoli, äidinkieli, siviilisääty, ammatti
- osoite sekä henkilön mahdolliset muut yhteystiedot
- syntymäkotikunta, kotikunta, tieto seurakunnasta ja maistraatista
- kirkkoon liittymis- ja eroamistieto, kieliryhmän/seurakunnan vaihto
- kansalaisuustiedot
- kuolin- ja hautaustiedot
- perhesuhdetiedot: avioliitto, rekisteröity parisuhde, lapset, vanhemmat, mahdolliset isyyspäätökset, isyyden kumoamis-, adoptio- ja huoltopäätökset
- nimenmuutokset
- edunvalvontaa ja toimintakelpoisuuden rajoitusta koskeva tiedot
- tietojen luovuttamista koskevat rajoitukset
- kirkollisia toimituksia koskevat tiedot
- kirkollista luottamustehtävää koskevat tiedot
- lisäksi asiakas- ja viitehenkilöt; seurakunnan jäsenten puolisot ja lapset, jotka eivät ole jäseniä sekä kummit, jotka eivät ole jäseniä
- (pappien osalta nimikirjaosio, jossa tieto pappeudesta ja toimipaikasta)
Tietolähteet
Kirkon yhteisessä jäsenrekisterissä olevia jäsenten henkilötietoja päivitetään väestötietojärjestelmästä. Kirkollisia toimituksia ja luottamustehtäviä koskevat tiedot tallennetaan rekisteriin keskusrekisteriin kuuluvien seurakuntien osalta.
Tietojen luovutukset
Jäsenrekisterin tietoja käytetään ainoastaan kirkon ja sen seurakuntien omassa toiminnassa ja hallinnossa.
Jäsentä koskevia yksittäisiä tietoja voidaan luovuttaa muulle taholle virkatodistuksena tai vastaavana selvityksenä siten kuin siitä säädetään väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetussa laissa (661/2009).
Henkilötietojen säilytysaika
Säilytysajat on määritelty seurakuntayhtymän arkistonmuodostussuunnitelmassa.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
-
Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista. Jäsenrekisteristä ei kuitenkaan poisteta jäsenen perustietoja, sillä jäsenrekisteri toimii osana lakisääteistä kansallista väestötietorekisteriä.
-
Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
-
Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
-
Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1994) mukaisia muutoksenhakukeinoja.
Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot
Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi